Cómo mejorar la gestión y operaciones de tu restaurante

Cuando un emprendedor gastronómico decide incursionar y emprender en este mundo, generalmente lo hace por pasión, por arte, porque quiere demostrar sus habilidades y conocimientos culinarios y generalmente o al menos en principio, no se toma en cuenta a fondo lo que son las operaciones gerenciales que se esconden detrás de un restaurante.

• ¿De qué se trata la gerencia de un restaurante?
• ¿Cuáles deberían ser los objetivos de un gerente gastronómico?
• ¿Cómo mejorar y optimizar las tareas del restaurante?

¿De qué se trata la gerencia de un restaurante?

Las tareas gerenciales de restaurantes, se refiere a los procesos establecidos para supervisar y controlar labores diarias involucradas en el mantenimiento de un negocio de servicio de alimentos. La gerencia incluye temas como facturación, control de stock, inventario, nómina, pago a proveedores, pago a empleados y todo lo relacionado a la administración y resultados de un negocio.

Una sólida estrategia de gerencia, garantiza que todo esté en orden, de modo que tu negocio funcione de manera fluída y con las menores dificultades posibles. Por ejemplo, en lugar de contar la cantidad de botellas de tequila que hay en tu bar de forma manual, puedes contar con un sistema que aprovecha la tecnología de automatización, que acelera el proceso y lo hace más preciso a la hora de realizar un control de inventario. La automatización de las tareas administrativas puede cambiar las reglas del juego para agilizar las operaciones internas que un gerente debe llevar de forma periódica.

¿Cuáles deberían ser los objetivos de un gerente gastronómico?

La gestión adecuada de las operaciones garantiza que las tareas consecuentes sean más fluídas y se realicen más rápido con eficiencia y resultados financieros más sólidos. Aquí hay ejemplos de cómo se pueden lograr cada uno de estos objetivos de la gestión de operaciones en un restaurante:

• Operaciones fluidas: al configurar depósitos directos para la nómina de tu restaurante, puedes pagar a los empleados automáticamente, sin tener que recoger efectivo, escribir cheques de forma manual o retrasar los días de pago.
• Eficiencia: con un sistema de gestión de inventario, las cantidades de inventario se pueden deducir automáticamente cada vez que un cliente realiza un pedido, por lo que puede renunciar al recuento manual.
• Resultados financieros más sólidos: al digitalizar los recibos de los pagos a proveedores y enviarlos automáticamente a una dirección de correo electrónico, cargarlos en su software de contabilidad o enviarlos a tu contador, puedes asegurarte de no perder nunca un comprobante de compra y así realizar un seguimiento de gastos en tiempo real. Y cuanta más visibilidad tengas sobre tus gastos, mejor pronosticarás tus ganancias para planificar el futuro de tu negocio.

El objetivo principal de un gerente gastronómico es optimizar los recursos y garantizar eficacia y rapidez y sencillez en estos procesos administrativos.

¿Cómo mejorar y optimizar las tareas del restaurante?

Ahora que comprendes qué es la gerencia y administración de un restaurante y cuales son sus objetivos, además de qué tipo de resultados esperar, aquí te mostramos cinco consejos que te ayudarán a convertirte en un mago de la administración.

1. Mantén la consistencia

La mejor manera de garantizar operaciones fluidas es crear consistencia en todo tu negocio. Esto incluye desde contar el inventario de la misma manera cada vez, hasta crear un proceso estándar para completar facturas. Cuando haces las cosas de la misma manera, no pierdes el tiempo reinventando el sistema, reduciendo el riesgo de cometer errores.

La consistencia es especialmente importante si gerencias un restaurante de unidades múltiples o una franquicia, porque garantiza que los clientes tengan la misma experiencia en cualquiera de las locaciones. Cuando las recetas son las mismas, los clientes pueden obtener el mismo nivel de servicio sin importar dónde lo visiten. Esto fortalece la imagen de tu marca y la experiencia general de tus clientes.

La tecnología puede desempeñar un papel importante para ayudar a mantener la coherencia al hacer cumplir los procesos estándar o incluso automatizar tareas repetitivas. La capacitación completa y constante del personal es otra forma de crear uniformidad en su negocio o en varias ubicaciones.

2. Usa un software robusto de gestión de operaciones de restaurantes

Hay muchas cosas que intervienen en las operaciones diarias de los restaurantes. El uso de un sólido software de gestión de restaurantes puede ayudarte a administrar tu negocio con facilidad. En lugar de tener herramientas por separado para contabilidad, facturas y otro sistema más para la gestión de inventario, debes buscar una herramienta que pueda proporcionar todas estas capacidades desde un solo canal, tal como lo ofrece el software All In One de Maxirest, donde tienes todos los módulos integrados en un solo lugar para hacer más fácil la gerencia de tu negocio.

Cuando el software de administración de operaciones de tu restaurante se integra con tu punto de venta, la información se comparte sin problemas. Esto significa que dirás adiós a los errores y a perder un tiempo preciado transfiriendo datos manualmente entre sistemas.

3. Haz uso de tus informes de datos

Una vez que trabajes con tu software de administración y gestión de restaurante, es importante no solo recopilar datos de forma pasiva, sino también asegurarte de revisar regularmente sus datos y usar esa información para tomar decisiones sobre tu negocio. Por ejemplo, lo más pedido de tu carta, los precios más adecuados según su costo de elaboración, etc.

Supongamos que notas que uno de los elementos de tu menú ya no es rentable porque los costos de los alimentos han aumentado. En este caso debes ajustar el precio del menú o la receta para comenzar a ganar dinero con cada pedido. En lugar de revisar varias hojas de cálculo para buscar los precios de los ingredientes y luego dividir esas cifras en tamaños de porción, puedes ver instantáneamente el costo de los bienes vendidos por porción y el porcentaje del costo de los alimentos en tu software de gestión. 

Con esa información al alcance de tu mano puedes, por ejemplo, descubrir que los costos crecientes del queso han hecho que tus pizzas no sean rentables, o que el costo de la leche para los capuchinos de tu cafetería está siendo superior al valor del producto. Luego decidirás buscar un nuevo proveedor o comenzar a ofrecer elementos como un complemento opcional para mantener bajos los costos.

Con los datos de tu software de gestión podrás tomar las decisiones comerciales correctas más rápido.

4. Establece metas a corto y largo plazo

Los datos de tus operaciones también pueden ser fundamentales para ayudarte a establecer y lograr objetivos de ventas. Reevaluar constantemente las operaciones diarias y buscar eficiencias te permitirá realizar un seguimiento de progreso y cumplir mejor con las metas de tu restaurante.

Por ejemplo, en lugar de soñar despierto con la expansión de tu negocio, podrás establecer objetivos realistas para abrir nuevas ubicaciones en función de proyecciones y datos financieros precisos. Verás cuánto dinero necesitarás para abrir un nuevo lugar y luego crear objetivos más pequeños para convertir ese sueño en realidad. 

Si necesitas obtener cierta cantidad de dinero para un depósito en un contrato de arrendamiento y deseas lograrlo dentro de un año, deberás generar un monto determinado adicional por mes. Estos datos pueden ayudarte a identificar caminos para crear eficiencias (como reducir el tamaño de las porciones mientras se mantienen los precios) y aumentar las ventas (incentivar a los empleados a vender más algunos productos específicos).

5. Crea procesos claros para el personal

Nuestro último consejo para mejorar la gestión de las operaciones de los restaurantes es crear procesos claros para el personal y la clave del éxito con esta estrategia comienza con la capacitación constante de tu equipo.

Los empleados deben estar capacitados para hacer las cosas de la misma manera eficiente cada vez. Un portal de capacitación para restaurantes y empleados puede ser de gran ayuda, porque no solo sirve como una guía útil para la incorporación, sino también como un recurso que tu personal puede consultar continuamente, incluso después de haber trabajado en tu local por un tiempo.

Para esto, existe Maxirest Academy, la plataforma que se encarga de capacitar a tu personal de forma integral respecto a cada tarea dentro de tu restaurante.

Maxirest te ofrece una mirada integral, entendiendo cómo se maneja el rubro gastronómico, haciendo así que tu desempeño gerencial sea destacado y eficiente ante los ojos de todos.